Facturación Electrónica en Universidades y Colegios Particulares, oportunidad de mejora de cara al nuevo ciclo escolar

Ciudad de México, 14 de junio de 2019.

Pegaso Tecnología alianza con el sistema de control escolar Athenea

El ciclo escolar 2018 – 2019 en México está próximo a concluir y con él, universidades, escuelas y colegios privados se preparan para retomar actividades con mejoras en su oferta educativa y de servicios para sus alumnos. Estas mejoras no deben enfocarse sólo en captar nuevos alumnos sino en ofrecer servicios de valor agregado enfocados a cuidar la experiencia de alumnos, proveedores, personal y padres de familia. Una estrategia para lograr esto y que suele ser muy socorrida es la de los trámites administrativos como el pago de colegiaturas y facturación electrónica. Las instituciones de educación privada están, como todas las empresas en México, obligadas a emitir facturas electrónicas por concepto de cada colegiatura, esto incluye el complemento IEDU. En lo general, una gran parte de los colegios, escuelas y universidades privadas han resuelto este problema; muchas otras, lamentablemente no lo han hecho y mientras crece su matrícula, crecen los retos en materia administrativa y en consecuencia, disminuye su capacidad para implementar programas que mejoren la educación, innovación y servicios.

En materia de factura electrónica emitida por colegios privados, no existen reglas fijas para hacerlo, sin embargo, para la emisión de facturas por parte de instituciones educativas si existen algunas reglas básicas para homologar procesos asociados a la emisión de los distintos tipos de comprobantes, algunos puntos de mejora son:

1.- Realizar sus facturas desde un sistema de facturación que cuente con complemento IEDU ya integrado

Este tipo de característica le ayuda a una escuela a cumplir mientras ayuda al padre de familia facilitando drásticamente el proceso de facturación electrónica. El sistema administrado Pegaso Digital además de permitir realizar facturas electrónicas de colegiatura con complemento IEDU, facilita realizar una carga desde una hoja de cálculo, con todos los datos de los alumnos, para que la generación de la factura con complemento IEDU sea fácil y rápida. ¡Algo que agradecen escuelas con cientos o miles de alumnos!

2.- Tener una integración directa con el sistema de administración de colegiaturas

Algunos colegios deben realizar sus facturas en un sistema externo a sus sistemas internos, es decir que en un sistema llevan el control de sus colegiaturas y en otro generan las facturas. Contar con un solo proceso central resuelve cientos de horas dedicadas a llevar el control en ambos sistemas, reduce errores y mejora los tiempos de atención a los padres de familia. Con el sistema administrado de emisión de CFDI Pegaso Digital, es posible realizar integraciones con prácticamente cualquier tipo de sistema.

3.- Contar con un sistema de autoservicio de facturación en Internet.

Que las instituciones de educación superior permitan a padres de familia y/o estudiantes generar sus propias facturas, es una solución extraordinaria que resuelve un número importante de problemas en la administración del hogar así como ahorros significativos en tiempo para las escuelas. Facturar cada colegiatura de manera manual una a una es una de las formas menos productivas y riesgosas de cumplir con este requisito. Contar con un sistema de autoservicio de facturación en internet disminuye el personal necesario para hacerlo, lo que desahoga recursos que las escuelas pueden utilizar para reinvertir en mejoras para los alumnos y el personal. ¡Todos ganan!

Además, se resuelven diversos problemas asociados a la emisión, como los errores o la necesidad de mantener un catálogo con los datos de facturación, ya que el catálogo es alimentado directamente por los interesados (automatización). Siempre existirán alumnos que soliciten la generación directamente por parte de su escuela, sin embargo, con el paso del tiempo y prácticamente en cada ciclo escolar, este porcentaje se reduce. La generación de la factura global por colegiaturas de las que no se solicitó factura, es otro elemento fiscal que también se puede automatizar, ahorrando cientos de horas de trabajo, para enfocarlo a su vez en diseñar e implementar otras estrategias administrativas y fiscales. 

4.- Buzones para facturas

Una facilidad importante para los padres de familia que el departamento administrativo agradece tener, es el de una funcionalidad de buzones de facturación. Con ellos, los papás pueden entrar en cualquier momento y equipo, aún un año después de haber generado el CFDI para buscarlo.
Una práctica común que ocurre en el mes de abril en todo el territorio nacional justo antes de que cierre el plazo de la declaración anual, es que los padres de familia soliciten se les reenvíen los comprobantes de pago de las colegiaturas para las deducciones correspondientes. Los buzones son una solución a la medida de este problema recurrente; los padres pueden descargar los documentos fiscales en cualquier momento del año sin hacer largas filas o saturar las líneas telefónicas. 

5.- Contar con un sistema de nómina adecuado e integrado

Las variables que debe tener el sistema de nómina de un institución de enseñanza privada son diversas, ya que se tienen trabajadores de planta, eventuales, por nómina, por sueldos asimilados a salarios, en horarios flexibles, discontinuos y hasta home office. Los sistemas tradicionales de nómina pueden no ser adecuados para todos los colegios, sobre todo en colegios medianos y grandes o en ambientes universitarios que requieren una gran flexibilidad.

6.- Tener todos los servicios integrados

Los dueños de colegios o administradores de instituciones educativas sueñan con tener un sistema que integre la administración y operación de sus organizaciones. Recientemente la empresa Pegaso Tecnología firmó una alianza con el sistema de control escolar Athenea, para resolver de forma integral las necesidades de los colegios privados que buscan ser competitivos y continuar su crecimiento, integrando en sistemas intuitivos procesos como: inscripciones, altas, bajas, colegiaturas, boletas, reportes, circulares, avisos, tareas, comunidad escolar, sistema de enseñanza en línea (e-learning) e integración con la facturación electrónica. Un paquete multifuncional llave en mano para la operación de colegios particulares.

7.- Servicios de validación de facturas

Además de ser responsables por la emisión de los comprobantes fiscales del colegio, la administración de un colegio debe velar porque los CFDI recibidos de proveedores y gastos, cumplan con toda la normatividad. La empresa Pegaso Tecnología ofrece el servicio de recepción – validación de comprobantes con la característica de permitir su almacenamiento por 5 años, con la que una escuela garantiza que todas las operaciones que se generan con terceros sean correctas.

Acerca de Pegaso Tecnología

Creada en 2006, Pegaso Tecnología ha sido la compañía líder en Factura Electrónica e Interoperabilidad que ayuda a Compañías Multinacionales o que pertenecen a industrias altamente reguladas. Somos un equipo de más de 60 especialistas con experiencia en Arquitectura e Integración de Sistemas, Migración de Aplicaciones, Gestión de Infraestructura, Administración de Proyectos y Soporte y evangelización en nuevas tecnologías.

Javier Vega, nuestro CEO fue Director de Sistemas del SAT de 2003 a 2006 encabezando iniciativas tales como Firma Electrónica y Factura Electrónica. En 2005 obtuvo el premio “CIO del año” por la revista Information  week. Ahora ocupa la Presidencia de la Asociación Mexicana de PACs (AMEXIPAC) por tercera ocasión.

Tenemos un valioso equipo de colaboradores que basan su desempeño en las mejores prácticas internacionales, tales como CMMI® para el desarrollo e integración de nuestras aplicaciones, PMI® para la gestión de proyectos e ITIL® como marco de operación de nuestros servicios. Contamos con cuatro unidades de negocio: 1) Soluciones Fiscales Digitales; 2) Gobierno Electrónico (e-Government); 3) Arquitectura de Servicios en la nube y; 4) Inteligencia de Negocios.

Visite: http://www.comprobantesfiscalesdigitales.com/

Contacto de prensa: Luis Manuel López luis@lraservices.com Of. (55) 6718 0978, Mb. (55) 2078 0874

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